“Ile to będzie kosztować?” — to pytanie, które słyszę przy każdym nowym projekcie. I rozumiem frustrację — większość firm eventowych odpowiada “wycena indywidualna”, co w praktyce oznacza “nie dowiesz się, dopóki nie zadzwonisz”.
W Music Machines uważamy, że organizator eventu zasługuje na transparentność. Dlatego przygotowałem ten przewodnik z realnymi widełkami cenowymi — opartymi na 20 latach doświadczenia i setkach zrealizowanych eventów.
Uwaga: Ceny poniżej to orientacyjne widełki netto (bez VAT) dla Warszawy. Mniejsze miasta mogą być o 15-30% tańsze. Każdy event jest inny — konkretną wycenę przygotowujemy po poznaniu szczegółów.
Ile procent budżetu pochłania technika AV?
Zanim przejdziemy do konkretnych pozycji — kluczowe pytanie: jaką część budżetu eventu przeznaczysz na obsługę techniczną?
| Typ eventu | Udział AV w budżecie |
|---|---|
| Spotkanie firmowe (prosty setup) | 8-10% |
| Konferencja | 15-17% |
| Gala firmowa | 18-23% |
| Koncert / festiwal | 25-35% |
Benchmark: Przy konferencji na 200 osób z budżetem całkowitym 150 000 PLN, obsługa techniczna to 22 500-25 500 PLN. Przy gali na 500 osób z budżetem 400 000 PLN — 72 000-92 000 PLN.
Globalny benchmark kosztu AV na uczestnika to 120-180 PLN przy eventach korporacyjnych.
Nagłośnienie — cennik
Nagłośnienie konferencyjne (mowa, spotkania)
| Skala | Sprzęt | Cena za dobę |
|---|---|---|
| Do 50 osób | 2 kolumny aktywne + mikrofon | 300-600 PLN |
| 50-200 osób | System 4 kolumny + 2-3 mikrofony bezprzewodowe | 600-1 200 PLN |
| 200-350 osób | System 2x2kW + mikser + 4 mikrofony | 1 200-1 800 PLN |
| 350-500 osób | System konferencyjny premium (Bose L1 / ShowMatch) | 2 000-3 500 PLN |
Nagłośnienie estradowe (muzyka + mowa, gale, koncerty)
| Skala | Sprzęt | Cena za dobę |
|---|---|---|
| 200-500 osób (indoor) | System 2x5kW, subwoofery | 1 300-2 500 PLN |
| 500-1000 osób | Line array (np. L-acoustics ARCS), 2x10kW+ | 3 000-6 000 PLN |
| 1000+ osób (plener) | Pełny system line array + delay | 6 000-15 000 PLN |
Sprzęt osobno
| Pozycja | Cena za dobę |
|---|---|
| Mikrofon bezprzewodowy (handheld) | 50-150 PLN |
| Mikrofon nagłowny (headset) | 80-200 PLN |
| Mikrofon krawatowy (lavalier) | 60-150 PLN |
| Mikrofon przewodowy (na statywie) | 20-50 PLN |
| Mikser dźwięku (cyfrowy) | 50-300 PLN |
| Monitor odsłuchowy | 50-100 PLN |
| System in-ear | 100-200 PLN |
Z naszego doświadczenia: na konferencji PepsiCo potrzebowaliśmy 6 mikrofonów bezprzewodowych + system Bose L1 Pro. Koszt samego nagłośnienia: około 2 800 PLN. Na Gali GPW z systemem line array — ponad 5 000 PLN za sam system.
Nagłośnienie + oświetlenie — kompleksowa usługa wg miast
Średnie ceny obsługi eventu firmowego na 100-150 osób (nagłośnienie + oświetlenie + realizacja):
| Miasto | Cena |
|---|---|
| Rzeszów | 2 200 PLN |
| Lublin | 2 400 PLN |
| Łódź | 2 700 PLN |
| Katowice | 2 900 PLN |
| Gdańsk | 3 100 PLN |
| Poznań | 3 200 PLN |
| Wrocław | 3 300 PLN |
| Kraków | 3 500 PLN |
| Warszawa | 3 800 PLN |
Średnia krajowa: 2 900 PLN za event na 100-150 osób.
Oświetlenie sceniczne — cennik
Ceny za sztukę/dobę
| Typ | Cena za dobę |
|---|---|
| LED PAR (7x8W RGBW) | 18-30 PLN |
| LED PAR Iron (RGBWA-UV 7x12W) | 30 PLN |
| Moving Head Beam (200W) | 70-90 PLN |
| Moving Head Wash LED (36x18W) | 80 PLN |
| Follow spot (spotlight podążający) | 100-200 PLN |
| Stroboskop DMX | 40 PLN |
| LED Bar (listwa) | 30 PLN |
| Wytwornica mgły (hazer) | 40-80 PLN |
| Panel LED 720W (wodoodporny) | 180 PLN |
Pakiety oświetleniowe
| Pakiet | Zawartość | Cena |
|---|---|---|
| Podstawowy | 4-6 LED PAR, uplighting | 250-750 PLN |
| Standardowy | 8-10 reflektorów + realizator DMX | 1 000-1 500 PLN |
| Profesjonalny | 12-24 głowic ruchomych + PAR + hazer | 3 000-6 000 PLN |
| Show premium | 24-48 głowic + efekty + follow spot | 8 000-15 000 PLN |
Na Gali GPW użyliśmy 48 głowic Robe BMFL Spot + 24 Claypaky Sharpy Plus — to był setup premium. Na typowej konferencji korporacyjnej wystarczy pakiet standardowy (1 000-1 500 PLN).
Ekrany LED (telebimy) — cennik
Ekrany LED to jedna z droższych pozycji na evencie. Cena zależy od trzech rzeczy: powierzchnia (m²), pitch (rozdzielczość — im mniejszy, tym droższy) i czas wynajmu.
Cena za m² za dobę
Średnia krajowa to 298 PLN/m² za dobę. Warszawa: 400 PLN/m².
| Powierzchnia ekranu | Cena za dobę (Warszawa) |
|---|---|
| 6 m² (np. 3m × 2m) | 2 800-4 200 PLN |
| 12 m² (np. 4m × 3m) | 6 500-9 500 PLN |
| 18 m² (np. 6m × 3m) | 11 000-16 000 PLN |
| 24 m² (np. 6m × 4m) | 15 000-22 000 PLN |
| 36 m² (np. 9m × 4m) | 24 000-35 000 PLN |
Standardowy ekran LED na konferencję: 12 m² (4m × 3m) = około 8 500 PLN za dobę (z montażem i obsługą).
Koszty dodatkowe (ekrany LED)
| Pozycja | Cena |
|---|---|
| Technik na miejscu (cały dzień) | 800-1 500 PLN |
| Transport poza Warszawę | +15-25% |
| Agregat prądotwórczy (outdoor) | 2 800-4 500 PLN |
| Procesor obrazu | 1 200-2 400 PLN |
| Montaż/demontaż ekranu 24 m² | 3 000-6 000 PLN |
| Konstrukcja nośna | 500-2 000 PLN |
LED wall vs projektor — co tańsze?
Projektor z ekranem to 500-2 000 PLN za dobę. Ekran LED 12 m² to 8 500 PLN. Różnica jest ogromna — ale ekran LED wygrywa w jasnych salach, daje lepszy obraz i robi wrażenie na gościach. Na gali firmowej projektor wygląda budżetowo. Na szkoleniu wewnętrznym — jest wystarczający.
Sceny i podesty — cennik
| Typ | Cena za dobę |
|---|---|
| Podest sceniczny 2×1m | 50-60 PLN |
| Podest sceniczny 1×1m | 40 PLN |
| Schody modulowe | 100-200 PLN |
| Scena mobilna 6×5m (z zadaszeniem) | 3 000 PLN |
| Scena mobilna 8×6m (z zadaszeniem) | 4 500 PLN |
| Scena z pełnym wyposażeniem | 2 500-7 000 PLN |
Każda kolejna doba wynajmu sceny: 50-60% ceny pierwszej doby.
Streaming i realizacja video — cennik
Streaming konferencji
| Pakiet | Kamery | Cena |
|---|---|---|
| Mini (do 30 min) | 1 | od 490 PLN |
| Podstawowy (do 2h) | 1 | od 990 PLN |
| Standardowy (do 2h) | 2 | od 1 490 PLN |
| Profesjonalny (do 2h) | 3 | od 1 990 PLN |
| Pełny dzień (1 kamera) | 1 | 5 000-10 000 PLN |
| Pełny dzień (multicam) | 3-4 | 12 000-25 000 PLN |
| Produkcja z platformą eventową | 3+ | 25 000-60 000 PLN |
Z naszego doświadczenia: dla konferencji online na 200-500 uczestników, realizacja z 2-3 kamerami za pełny dzień to 12 000-18 000 PLN. To obejmuje kamery, mikser wideo (Blackmagic ATEM), encoding, platformę streamingową i technika na miejscu.
Namiot eventowy — cennik
| Rozmiar | 1 doba | 2 doby | 3 doby |
|---|---|---|---|
| 3×3m (biały, ekspresowy) | 300-400 PLN | 350-450 PLN | 400-500 PLN |
| 5×8m (40 m²) | 800 PLN | 1 000 PLN | 1 200 PLN |
| 5×10m (50 m²) | 900 PLN | 1 100 PLN | 1 300 PLN |
| 6×12m (72 m²) | 1 000 PLN | 1 300 PLN | 1 500 PLN |
| Hala namiotowa (cena/m²) | 30-35 PLN/m² | — | — |
Podłoga drewniana do namiotu: 25-35 PLN/m². Ogrzewanie zimą: dodatkowe 500-1 500 PLN.
Ile kosztuje technik eventowy?
| Pozycja | Stawka |
|---|---|
| Realizator dźwięku (dzień) | 800-1 500 PLN |
| Realizator oświetlenia (dzień) | 800-1 200 PLN |
| Technik eventowy (dzień) | 600-1 000 PLN |
| Rigger (montaż zawieszenia) | 1 000-2 000 PLN |
| Reżyser eventowy | 1 500-3 000 PLN |
Praca ludzka to 30-50% całkowitego kosztu obsługi technicznej. Na Gali GPW pracowało 12 techników + 2 reżyserów — sam koszt zespołu to kilkanaście tysięcy złotych.
Transport sprzętu
| Pozycja | Cena |
|---|---|
| Transport na terenie Warszawy | 100-300 PLN |
| Transport poza Warszawę | 2-4,50 PLN/km |
| Montaż (zależnie od skali) | 600-5 000 PLN |
Pakiety all-in: ile kosztuje kompletna obsługa?
Konferencja 1-dniowa (100-200 osób)
| Poziom | Co zawiera | Koszt AV |
|---|---|---|
| Basic | Projektor, ekran, 2 mikrofony, oświetlenie statyczne | 6 000-10 000 PLN |
| Standard | Projektor/LED 6m², 4 mikrofony, oświetlenie, realizator | 12 000-18 000 PLN |
| Professional | Ekran LED 12m², line array, 6+ mikrofonów, oświetlenie dynamiczne | 20 000-28 000 PLN |
| Premium | Pełna produkcja + streaming multicam + scenografia | 32 000-45 000 PLN |
Gala firmowa (300-800 osób)
| Poziom | Koszt AV |
|---|---|
| Standard (ekran LED, nagłośnienie, oświetlenie bazowe) | 30 000-50 000 PLN |
| Professional (line array, 24+ głowic, ekran LED 18m²+) | 50 000-80 000 PLN |
| Premium (pełna produkcja show, efekty, streaming) | 80 000-130 000 PLN |
Piknik firmowy (200-1000 osób, plener)
| Poziom | Koszt AV |
|---|---|
| Basic (scena mobilna, nagłośnienie, oświetlenie) | 8 000-15 000 PLN |
| Standard (+ ekran LED, DJ, efekty) | 15 000-30 000 PLN |
| Premium (+ agregat, namiot techniczny, streaming) | 30 000-50 000 PLN |
Co wpływa na cenę?
Podnosi cenę:
- Termin — weekend majowy, grudzień (gale świąteczne) = +20-30%
- Lokalizacja — Warszawa najdroższa, mniejsze miasta tańsze
- Czas montażu — krótki timeline = dodatkowa ekipa = wyższy koszt
- Warunki techniczne — brak zasilania (agregat), niski sufit (brak riggingu), trudny wjazd
- Streaming — multicam z platformą eventową to istotny koszt
Obniża cenę:
- Wcześniejsze zamówienie — 2-3 miesiące przed = lepsza cena
- Stała współpraca — firmy organizujące 4+ eventów/rok oszczędzają 15-25%
- Elastyczność terminowa — środek tygodnia = tańsze niż piątek/sobota
- Własny sprzęt firmowy (nasz przypadek) — nie pośredniczymy, mamy własny park sprzętowy
Trend cenowy: ile więcej niż rok temu?
Koszty obsługi technicznej eventów rosną. Skumulowany wzrost cen w latach 2023-2025 wyniósł +34%. Prognoza na 2026-2028: +4-6% rocznie.
Dlaczego? Rosnące koszty pracy (stawki techników w górę), droższe komponenty elektroniczne (chipy LED, procesory), wyższe koszty transportu i energii. To trend globalny — nie tylko polski.
Jak zaplanować budżet AV?
- Określ typ eventu — konferencja, gala, piknik? To determinuje skalę
- Policz uczestników — benchmark 120-180 PLN/osobę na AV
- Przeznacz 15-20% budżetu na technikę — to bezpieczny zakres
- Zostaw 10-15% rezerwy — na nieprzewidziane potrzeby
- Skontaktuj się wcześniej — 3-4 tygodnie minimum, 2-3 miesiące optymalnie
Ile kosztuje event u nas?
W Music Machines wyceniamy indywidualnie — bo każdy event jest inny. Ale powyższe widełki dają Ci realistyczny obraz kosztów. Jeśli chcesz konkretną wycenę na swój event:
Wystarczy krótki opis: typ eventu, liczba osób, data, lokalizacja. Odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
FAQ
Ile kosztuje obsługa techniczna konferencji na 100 osób?
Od 6 000 PLN (basic: projektor + 2 mikrofony) do 28 000 PLN (professional: ekran LED + line array + oświetlenie dynamiczne). Średnio 12 000-18 000 PLN za standardową konferencję z ekranem, 4 mikrofonami i realizatorem dźwięku.
Ile kosztuje wynajem ekranu LED na event?
Średnia cena w Warszawie to 400 PLN/m² za dobę. Standardowy ekran LED na konferencję (12 m², czyli 4m × 3m) to około 8 500 PLN z montażem i obsługą. Mniejsze ekrany (6 m²) od 2 800 PLN.
Czy cena obejmuje montaż i demontaż?
W Music Machines — tak. Cena zawiera transport, montaż, obsługę techniczną przez cały czas trwania eventu, demontaż i odbiór sprzętu. Niektóre firmy naliczają te usługi osobno — warto dopytać.
Ile wcześniej zamówić obsługę techniczną?
Minimum 3-4 tygodnie. Na gale i duże konferencje — 2-3 miesiące. Im wcześniej, tym lepszy dobór sprzętu i korzystniejsza cena. Popularne terminy (maj, grudzień) rezerwowane są z 3-4 miesięcznym wyprzedzeniem.
Czy dostanę fakturę VAT?
Tak. Wszystkie ceny podane w tym artykule to ceny netto. Do każdej usługi wystawiamy fakturę VAT (23%).
Maciej Molęda
Właściciel Music Machines. 30+ lat doświadczenia w branży rozrywkowej i eventowej. Specjalista od nagłośnienia, oświetlenia i obsługi technicznej imprez.